Privacyverklaring

Waarom is een privacyverklaring nodig?

ILVO heeft voor het uitvoeren van haar opdracht soms een aantal persoonsgegevens nodig.

ILVO hecht veel belang aan de eerbiediging van uw persoonlijke levenssfeer en streeft een kwaliteitsvolle verwerking van uw persoonsgegevens na. ILVO waakt erover dat de verwerking van de verkregen persoonsgegevens gebeurt conform de wettelijke en regelgevende kaders.

Dit houdt in dat wij:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt
de verwerking beperken tot die gegevens die nodig zijn binnen dit doel
uw uitdrukkelijke toestemming vragen wanneer dit wettelijk vereist is
passende, technische en organisatorische maatregelen hebben genomen ter beveiliging van uw persoonsgegevens.

Toepasselijkheid

Dit beleid geldt voor IVA ILVO en EV ILVO, verder aangeduid als ILVO.

IVA ILVO is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, opgericht binnen de vlaamse overheid bij besluit van de Vlaamse Regering van 9 december 2005 , afgekort het ILVO. Het ILVO behoort als wetenschappelijke instelling tot het beleidsdomein Landbouw en Visserij.

Bij het ILVO is bij decreet van de Vlaamse Regering van 23 december 2005 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2006 een Eigen Vermogen ingesteld waaraan rechtspersoonlijkheid is toegekend, afgekort EV ILVO.

IVA ILVO en EV ILVO vormen samen het wetenschappelijk instituut voor landbouw, visserij- en voedingsonderzoek (ILVO).

De centrale diensten van ILVO zijn gevestigd te 9820 Merelbeke, Burgemeester Van Gansberghelaan 92/1.

In deze privacyverklaring leggen wij u uit welke persoonsgegevens ILVO verwerkt, waarvoor en waarom we deze gegevens gebruiken, hoe we deze gegevens beschermen, hoelang we deze gegevens bewaren en hoe u uw rechten kan uitoefenen.

Welke persoonsgegevens verwerken we en waarvoor verwerken we ze?

ILVO ontvangt persoonsgegevens van personeelsleden, medewerkers, externe partners, bezoekers of andere groepen die betrokken zijn bij het wetenschappelijk onderzoek en de algemene werking van ILVO. Om onze wettelijke opdrachten optimaal te kunnen vervullen is het noodzakelijk dat ILVO de persoonsgegevens, die u ons ter beschikking stelt, verwerkt.

Bijgevolg is het mogelijk dat ILVO volgende persoonsgegevens verwerkt:

persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres, geboorteplaats en-datum, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer
interactiegegevens zoals IP-adres, cookies, surf-en klikgedrag
beeldmateriaal zoals foto’s en opnames
gegevens verzameld in het kader van wetenschappelijk onderzoek

Soms voert ILVO ook onderzoek uit dat gebaseerd is op persoonsgegevens ; ILVO maakt daarbij dan gebruik van volgende bronnen:

persoonsgegevens welke reeds door de overheid of projectpartners verzameld werden (bv. boekhouddata, landbouwgegevens Statbel, eenmalige perceelsregistratie, …);
persoonsgegevens welke door ILVO zelf verzameld worden (bv. informatie verzameld via interviews, focusgroepen, onderzoek op praktijk- of demonstratiebedrijven, …).

Persoonsgegevens in het kader van onderzoek worden altijd gepseudonimiseerd of geanonimiseerd voor analyse en rapportering, tenzij u uw expliciete toestemming gegeven heeft voor niet anomieme rapportering.

De gegevens die we verzamelen gebruiken we enkel voor de doeleinden waarvoor we deze gegevens gekregen hebben. Er wordt omschreven wie toegang kan krijgen tot deze gegevens en ze worden ook in een voldoende beveiligde omgeving bewaard en verwerkt.

Waarom gebruiken we uw persoonsgegevens en waarvoor?

A. Het gebruik van uw persoonsgegevens kadert in onze wettelijke opdrachten

ILVO heeft als missie het uitvoeren en coördineren van beleidsonderbouwend wetenschappelijk onderzoek en de daaraan verbonden dienstverlening met het oog op een duurzame landbouw, visserij en voedselproductie in economisch, ecologisch sociaal en maatschappelijk perspectief.

Artikel 2 van het oprichtingsbesluit (BVR dd 9.12.2005) bepaalt de missie van het ILVO: “het uitvoeren en coördineren van beleidsonderbouwend wetenschappelijk onderzoek en de daaraan verbonden dienstverlening met het oog op een duurzame landbouw en visserij in economisch, ecologisch, sociaal en maatschappelijk perspectief. Steunend op wetenschappelijke disciplines, zal het ILVO daarvoor de kennis opbouwen die nodig is voor de verbetering van producten en productiemethoden, voor de bewaking van de kwaliteit en de veiligheid van de eindproducten en voor de verbetering van beleidsinstrumenten als basis van sectorontwikkeling en agrarisch plattelandsbeleid. Het ILVO zal het beleid, de sectoren en de maatschappij daarover regelmatig informeren.”

Artikel 3 § 1, van het oprichtingsbesluit bepaalt de taken van het ILVO:

het conceptualiseren, initiëren en uitvoeren van multidisciplinair wetenschappelijk onderzoek en het verwerven van wetenschappelijke kennis, afhankelijk van beleidsbehoeften en -vragen alsook het onderhouden van de nodige contacten hiervoor met de overheid, de sector en de maatschappij;
het vertalen van de verworven inzichten naar het beleid;
het aanbieden van dienstverlening, op basis van de wetenschappelijke expertise, of het meewerken met andere instanties voor basisonderzoek, toegepast onderzoek of demonstratieonderzoek, voor zover die onderzoeken passen in het beleid van de overheid;
het aanbieden van diensten en producten aan de overheid en de derden voor zover dat past binnen de missie en de beheersovereenkomst;
het meewerken aan de vorming en de opleiding van organisaties die aan voorlichting en ontwikkeling doen, in het bijzonder de Vlaamse overheidsdiensten;
het opbouwen van kennis en de verspreiding ervan, onder meer door middel van wetenschappelijke publicaties, onderzoeksrapportering en voordrachten en het aanreiken van de nodige documentatie voor de overheid, de sector en de maatschappij;
het toekennen van doctoraatsbeurzen;
het verlenen van wetenschappelijke medewerking aan internationale, federale en gewestelijke initiatieven om de overheden in staat te stellen hun engagementen en verplichtingen in dat verband na te komen;
het meewerken aan het opstellen van offertes voor onderzoek door derden;
het verwerven en beheren van kapitaal, personeel, roerende en onroerende goederen die aangewend kunnen worden voor de verwezenlijking van de missie en de taken, vermeld in dit besluit’.

Artikel 38 van het oprichtingsdecreet van EV ILVO bepaalt de taken van EV ILVO

Het EV ILVO staat in voor:

het verrichten van wetenschappelijk onderzoek, expertises en dienstverlening op het vlak van landbouw en visserij voor derden
het onderzoek en de ontwikkeling naar meer duurzame landbouwsystemen;
datacollectie en wetenschappelijke adviestaken ter ondersteuning van het Europees Gemeenschappelijk Visserijbeleid;
logistieke en operationele ondersteuning van de kwaliteitscontrole in de plantaardige sector’.

Persoonsgegevens worden eveneens verwerkt om andere redenen zoals o.m. voor personeelsaangelegenheden en in het kader van de bedrijfsvoering zoals o.m. het bijhouden van financiële administratie, in het kader van het contractbeheer, audits, geschillenbeslechting.

B. Wat is onze Rechtsgrond?

De rechtsgrond op basis waarvan ILVO persoonsgegevens verwerkt zijn:

onze wettelijke verplichting
het openbaar belang
uw toestemming

Uit welke bronnen halen we uw persoonsgegevens?

We gebruiken zoveel mogelijk de persoonsgegevens die u ons zelf heeft bezorgd.

Daarnaast ontvangen we ook persoonsgegevens van andere overheidsdiensten of andere projectpartners. Zo ontvangen we bv. landbouwgegevens van Statbel, contactgegevens van landbouwers van het Departement Landbouw en Visserij welke ILVO-onderzoekers gebruiken voor het versturen van enquêtes of welke ILVO-onderzoekers gebruiken om medewerking te vragen voor interviews, focusgroepen en onderzoek op praktijkbedrijven, …. ILVO beschikt in dit kader over de nodige machtigingen of protocols.

Hier vindt u een overzicht van de machtigingen of protocols met de categorieën van persoonsgegevens die ILVO ontvangt van derden.

De verkregen persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is. De persoonsgegevens verkregen in het kader van onderzoek worden tot 5 jaar na afsluitdatum van het onderzoek bewaard (of langer (totdat de wettelijke bewaarplicht is verstreken) indien dit wettelijk zou vereist zijn) en na afloop vernietigd. Indien van toepassing, wanneer dit wettelijk is toegelaten of u daarvoor uw toestemming geeft of indien verleende machtigingen of protocols het toelaten , worden de persoonsgegevens bewaard voor eventuele vervolgonderzoeken.

Facturen en contactgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst worden in principe 7 jaar bewaard gezien de fiscale bewaarplicht; sommige gegevens worden 10 jaar bewaard wanneer dit nodig is in het kader van Europese projecten.

Wanneer uw verkregen gegevens vernietigd zullen worden terwijl u verwacht dat u uw gegevens na die periode nodig heeft om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen, kunnen wij u hiervan een afschrift bezorgen.

Aan wie geven we uw gegevens door?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt. Soms is ILVO ook verplicht om gegevens over u door te geven. Wij zullen dit alleen doen wanneer we dit op grond van een wettelijk voorschrift verplicht zijn, op uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten, wanneer u hiertoe toestemming heeft gegeven of wanneer het doorgeven van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht. Indien persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van onze opdracht gedeeld worden, bewaken we de verwerking ervan via een verwerkersovereenkomst. Een overzicht van de verwerkers waar wij een beroep op doen, kan u bij ons opvragen.

Ook kan het voorkomen dat een andere overheidsinstantie bij ons gegevens over u opvraagt. De overheidsinstantie moet daarvoor over een machtiging beschikken of een protocol met ons sluiten.

Hier vindt u een overzicht van de machtigingen of protocols met categorieën van persoonsgegevens die ILVO doorgeeft aan derden.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

ILVO treft voldoende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen zijn passend rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw gegevens?

U kan de gegevens waarover we beschikken op elk moment inkijken. Wanneer bepaalde gegevens niet correct blijken te zijn, kan u ze laten corrigeren. De foutieve gegevens zullen worden geschrapt.

Wanneer u oordeelt dat we uw gegevens ten onrechte verwerken, kan u een klacht indienen bij de Vlaamse toezichthouder (Vlaamse toezichtscommissie voor de verwerking van persoonsgegevens). U kan ons ook verzoeken om de gegevens te wissen of om ze te bewaren maar niet verder te gebruiken.

U heeft het recht een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Wanneer u bezwaar wenst in te dienen, dient u hierin de concrete reden toe te lichten. Dit bezwaarschrift zal nadien door ons behandeld worden.

Bij betwisting of bezwaar kan u uw verwerking van gegevens (tijdelijk) stopzetten.

Bij wie kunt u terecht voor meer informatie?

Voor meer informatie kunt u steeds terecht bij de ILVO functionaris voor gegevensbescherming:

Bart Ampe
T +32 9 272 26 56
privacy@ilvo.vlaanderen.be

Om te voorkomen dat iemand anders dan uzelf uw gegevens zou opvragen, wijzigen of wissen, vragen wij u in dit geval om u te legitimeren door een scan/kopie van uw identiteitskaart mee te sturen, zodat wij u kunnen identificeren.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO)
Burgemeester Van Gansberghelaan 92 bus 1, 9820 Merelbeke
T +32 9 272 25 00
ilvo@ilvo.vlaanderen.be

Wijzigingen aan privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door ons gewijzigd worden. De gewijzigde versie wordt altijd op onze website kenbaar gemaakt.